La comptabilité en e-commerce : ce qu'il faut savoir pour votre commerce en ligne

La vente en ligne connaît un essor fulgurant ces dernières années. Qu'il s'agisse d'une petite entreprise individuelle ou d'une société établie, les règles de comptabilité e-commerce sont les mêmes que pour toute autre activité commerciale. En tant que propriétaire d'un site de vente en ligne, vous devez impérativement respecter certaines obligations légales et fiscales. Suivez ce guide détaillé pour maîtriser les rouages de la gestion financière de votre boutique en ligne.

Ouverture d'un compte bancaire professionnel

Obligation légale pour tous les commerçants

Avant de lancer vos activités de vente en ligne, l'ouverture d'un compte bancaire dédié à votre entreprise est une étape incontournable. En effet, la loi exige que chaque transaction commerciale, y compris la réception des paiements de vos clients, soit effectuée via un compte distinct de vos comptes personnels.

Choix du compte bancaire

Le type de compte bancaire à ouvrir dépend du statut juridique de votre entreprise :

• Entrepreneur Individuel ou Auto-Entrepreneur : Un compte bancaire classique réservé à votre activité professionnelle suffit.
• Société à Capital Social (SARL, SAS, etc.) : L'ouverture d'un compte bancaire professionnel est obligatoire. Ce compte servira notamment à déposer le capital social lors de la création de votre structure.

Lors du choix de votre banque, n'hésitez pas à vous tourner vers des établissements en ligne. Ceux-ci offrent généralement des frais réduits et une gestion entièrement dématérialisée, vous faisant gagner un temps précieux.

Gestion de la facturation

Émission de factures : Une obligation légale

En tant que commerçant en ligne, vous êtes dans l'obligation légale d'émettre une facture pour chaque transaction. Selon l'article L441-3 du Code de commerce, "tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doit faire l'objet d'une facturation."

Dans le cas spécifique du e-commerce, la facture doit être éditée dès l'expédition de la commande, et non lors de la réception du paiement.

Pour vous conformer à cette obligation, vous pouvez :

• Générer une facture électronique au format PDF, envoyée par e-mail ou accessible via l'espace client.
• Imprimer la facture et l'inclure dans le colis lors de l'expédition.
• Combiner les deux options précédentes.

Assurez-vous que vos factures comportent toutes les mentions obligatoires, telles que vos coordonnées, celles de votre client, la date, le numéro de facture, la description des produits/services, les montants HT et TTC, ainsi que le taux de TVA appliqué.

Automatisation de la facturation

Pour gagner en efficacité et éviter les erreurs manuelles, optez pour une solution permettant d'automatiser l'émission de vos factures. Votre plateforme e-commerce ou votre logiciel de facturation peuvent souvent s'interfacer avec votre boutique en ligne pour générer automatiquement les factures à chaque commande.

Émission d'avoirs

Dans le cadre de la vente en ligne, vos clients disposent d'un délai de rétractation de 14 jours, quel qu'en soit le motif. Lorsqu'un client souhaite se rétracter, vous pouvez lui proposer un avoir qu'il est libre d'accepter ou de refuser.

Si le client accepte l'avoir, vous devrez alors émettre une facture d'avoir, qui viendra en correction de la facture initiale. Là encore, votre solution de facturation peut vous permettre d'automatiser ce processus pour gagner en productivité.

Gestion de la TVA

Entreprises assujetties à la TVA

La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt dont sont redevables la plupart des entreprises. Cependant, certaines structures bénéficient de la franchise de TVA, notamment :

• Les auto-entrepreneurs
• Les entreprises individuelles ayant opté pour le régime de la micro-entreprise
• Les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 85 800 euros pour la vente de marchandises

Si vous êtes concerné par l'une de ces situations, vous n'aurez pas à facturer la TVA à vos clients. Vos factures devront alors comporter la mention "TVA non applicable, art. 293 B du CGI".

Taux de TVA applicables

Pour les entreprises redevables de la TVA, le taux à appliquer varie en fonction du type de produits ou services commercialisés :

• Taux Normal : 20% pour la plupart des biens et services, que vous vendiez en B2B ou en B2C.
• Taux Réduits :
• 10% pour certains produits comme les livres, les denrées alimentaires, la nourriture pour animaux, etc.
• 5,5% pour d'autres biens spécifiques.
• 2,1% pour les médicaments, les équipements pour personnes handicapées, etc.

N'oubliez pas de paramétrer correctement le taux de TVA pour chacun de vos produits dans votre solution e-commerce.

TVA Intracommunautaire

Depuis juillet 2021, la gestion de la TVA intracommunautaire s'est simplifiée. Si vous réalisez plus de 10 000 euros HT de chiffre d'affaires annuel dans un pays de l'Union Européenne, vous devrez collecter et payer la TVA en vigueur dans ce pays, via le guichet unique de TVA (OSS).

Prenons l'exemple d'une entreprise française vendant des maillots de bain en ligne. En 2024, elle a réalisé 45 000 euros HT de chiffre d'affaires en Espagne, dépassant ainsi le seuil des 10 000 euros au 1er juillet. Elle devra alors :

• Facturer et payer la TVA française (20%) sur les 10 000 premiers euros de ventes en Espagne.
• Facturer, collecter et payer la TVA espagnole (21%) via l'OSS sur les 35 000 euros restants.

Cas de la Grande-Bretagne

Depuis le Brexit, chaque vente réalisée avec un client britannique est considérée comme une exportation. Cela implique certaines formalités supplémentaires :

• Obtenir un numéro EORI
• S'enregistrer auprès du HMRC pour déclarer et payer la TVA britannique

Les règles diffèrent selon le montant de la vente :

• Vente inférieure à 135 livres : Vous devez régler directement la TVA britannique.
• Vente supérieure à 135 livres : Pas de TVA à régler, comme pour les exportations hors UE.

Assurez-vous que votre plateforme e-commerce prenne en compte ces spécificités britanniques, ou envisagez l'utilisation d'un module complémentaire si nécessaire.

Importance de faire appel à un expert-comptable

Bien que le recours à un expert-comptable ne soit pas une obligation légale, il représente souvent un investissement rentable pour votre activité e-commerce. En effet, un professionnel aguerri vous apportera de nombreux avantages :

• Conseils Avisés : Optimisation fiscale, stratégies de développement, etc.
• Gain de Temps : Vous vous concentrez sur votre cœur de métier pendant que votre expert-comptable gère l'administratif.
• Conformité Légale : Évitez les amendes liées au non-respect de la législation fiscale.
• Accompagnement Personnalisé : Bénéficiez d'un suivi régulier et de recommandations sur mesure pour votre entreprise.

Dès que votre trésorerie et votre volume de ventes le permettent, n'hésitez pas à faire appel à un cabinet d'expertise comptable spécialisé dans le e-commerce. Leur maîtrise des particularités administratives et fiscales de ce secteur vous permettra de faire évoluer votre boutique en ligne vers un nouveau niveau de performance.

Vous souhaitez être accompagné dans votre comptabilité de votre e-commerce, nos experts-comptables sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions concernant cette notion. Notre cabinet d'expertise comptable, basé Saint-Michel-sur-Orge dans l'Essonne, reste disponible par téléphone, par e-mail ou sur rendez-vous.