La comptabilité VTC en détail : obligations, spécificités et conseils avisés

En tant que chauffeur VTC, tenir une comptabilité rigoureuse est primordial pour assurer la pérennité de votre activité. Bien que cette tâche puisse sembler ardue, elle est indispensable pour rester en conformité avec les obligations légales et fiscales. Cet article vise à vous guider à travers les méandres de la comptabilité VTC, en abordant les obligations réglementaires, les spécificités liées à ce métier, ainsi que des conseils avisés pour simplifier cette tâche.

Comprendre les obligations comptables d'un VTC

La nature des obligations comptables auxquelles est soumis un chauffeur VTC varie en fonction de plusieurs facteurs, notamment la forme juridique de l'entreprise et le régime fiscal choisi. Cependant, certaines règles s'appliquent de manière générale.

Les entreprises de VTC exerçant sous forme de société

Lorsque l'activité de VTC est exercée au sein d'une société commerciale, telle qu'une EURL, SASU, SARL ou SAS, les chauffeurs sont tenus de respecter les obligations suivantes :

• Enregistrer chronologiquement tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, sous forme d'écritures comptables dans des journaux spécifiques.
• Rédiger des factures conformes aux mentions obligatoires.
• Effectuer un inventaire annuel des biens de l'entreprise.

Néanmoins, une mesure de simplification existe pour les entreprises de VTC relevant du régime simplifié d'imposition (RSI), c'est-à-dire celles dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas 247 000 euros hors taxes. Ces dernières peuvent temporairement s'affranchir des règles de la comptabilité commerciale et tenir une comptabilité de trésorerie au cours de l'exercice, à condition de comptabiliser les créances et les dettes à la clôture de l'exercice. Cette mesure est connue sous le nom de "comptabilité super-simplifiée".

Les entreprises de VTC exerçant en nom propre

Pour les chauffeurs VTC exerçant leur activité en nom propre, sous forme d'entreprise individuelle, les obligations comptables sont moins contraignantes :

• Ceux qui exercent en micro-entreprise ou en auto-entreprise, avec un chiffre d'affaires inférieur à 72 600 euros, sont dispensés des enregistrements comptables et du bilan. Leur seule obligation est de tenir un livre des recettes.
• Les entrepreneurs individuels relevant du régime simplifié d'imposition peuvent opter pour la comptabilité super-simplifiée, bénéficiant ainsi d'allègements supplémentaires, tels que la tenue d'une comptabilité de trésorerie, l'utilisation d'une évaluation simplifiée pour les stocks et les en-cours de production, la centralisation trimestrielle des écritures comptables et la déduction des frais de carburant selon un barème forfaitaire.
• Enfin, les professionnels assujettis au régime du réel normal sont soumis aux mêmes obligations que les sociétés commerciales.

Les spécificités comptables d'une activité de VTC

Au-delà des obligations générales, la comptabilité d'une entreprise de VTC présente certaines spécificités liées aux dépenses inhérentes à cette activité.

La comptabilisation des dépenses liées au véhicule

En tant que chauffeur VTC, votre véhicule représente l'outil de travail essentiel. Dès lors, les dépenses qui y sont associées doivent être correctement comptabilisées. Voici quelques exemples :

• Achat ou location du véhicule : Le compte 2182 "Matériel de transport" et le compte 44562 "TVA déductible sur immobilisation" doivent être débités, tandis que le compte 404 "Fournisseurs d'immobilisations" est crédité pour l'achat. Pour la location, les comptes 6122 "Redevances de crédit-bail mobilier" ou 6135 "Locations mobilières" sont débités, ainsi que le compte 445661 "TVA déductible sur autres biens et services", et le compte 401 "Fournisseurs" est crédité.
• Emprunt pour l'acquisition du véhicule : Le compte 164 "Emprunts auprès des établissements de crédit" est crédité lors de la souscription de l'emprunt. À chaque échéance, les comptes 164, 6611 "Intérêts des emprunts et dettes", 616 "Assurance" sont débités, et le compte 512 "Banque" est crédité.
• Autres frais liés au véhicule : Le compte 6061 "Fournitures non stockables" pour le carburant, le compte 6155 "Entretien et réparations sur biens mobiliers" pour les réparations, le compte 616 "Primes d'assurance" pour l'assurance du véhicule, le compte 6354 "Droits d'enregistrement et de timbre" pour le certificat d'immatriculation, et le compte 6378 "Taxes diverses" pour la vignette Crit'Air.

La comptabilisation des frais spécifiques à l'activité de VTC

Outre les dépenses liées au véhicule, d'autres frais propres à l'activité de VTC doivent être correctement comptabilisés :

• Frais d'immatriculation au registre des VTC : Le compte 6227 "Frais d'actes et de contentieux" et le compte 445661 "TVA déductible sur autres biens et services" sont débités, tandis que le compte 401 "Fournisseurs" est crédité.
• Taxe sur la vignette obligatoire des VTC : Le compte 6354 "Droits d'enregistrement et de timbre" est débité, et le compte 401 "Fournisseurs" est crédité.
• Commissions versées aux plateformes de réservation : Le compte 6222 "Commissions et courtages sur ventes" et le compte 445661 "TVA déductible sur autres biens et services" sont débités, et le compte 401 "Fournisseurs" est crédité.

L'établissement des comptes annuels pour une entreprise de VTC

En fin d'exercice, les chauffeurs VTC doivent établir des comptes annuels composés d'un bilan, d'un compte de résultat et, dans certains cas, d'une annexe.

• Le bilan reflète le patrimoine de l'entreprise, c'est-à-dire ce qu'elle possède et ce qu'elle doit.
• Le compte de résultat indique la création ou la destruction de richesse réalisée au cours de l'exercice comptable.
• L'annexe apporte des compléments d'informations au bilan et au compte de résultat.

Des allègements sont prévus en matière de présentation de ces documents, selon la taille de l'entreprise et son régime fiscal. Par exemple, les micro-entreprises de VTC sont dispensées d'annexe et peuvent présenter un bilan et un compte de résultat abrégés, tandis que les petites et moyennes entreprises bénéficient de simplifications pour l'annexe et la présentation du bilan et du compte de résultat.

Tenir sa comptabilité VTC soi-même ou faire appel à un expert-comptable ?

Face à ces obligations comptables, les chauffeurs VTC ont le choix entre tenir eux-mêmes leur comptabilité ou faire appel à un expert-comptable. Chaque option présente des avantages et des inconvénients à prendre en compte.

Tenir sa propre comptabilité

Si vous décidez de vous charger vous-même de la comptabilité de votre entreprise de VTC, vous devrez disposer d'un logiciel comptable adapté. Cette solution peut s'avérer économique, mais elle nécessite une bonne maîtrise des concepts comptables et une rigueur sans faille pour éviter les erreurs.

Il est important de noter que, même si vous n'êtes pas titulaire d'un diplôme comptable, vous pouvez assumer seul les travaux de tenue de votre comptabilité. Cependant, vous devrez transmettre à l'administration fiscale une déclaration de résultat, communément appelée "liasse fiscale", accompagnée de ses nombreuses annexes.

Faire appel à un expert-comptable

Le recours à un expert-comptable peut s'avérer judicieux, voire indispensable, pour les chauffeurs VTC souhaitant se concentrer pleinement sur leur activité principale. Un professionnel de la comptabilité saura naviguer entre les exigences fiscales et les optimisations possibles, tout en vous accompagnant dans le choix de la forme juridique adaptée et la rédaction des statuts juridiques.

Voici quelques avantages à faire appel à un expert-comptable pour votre activité de VTC :

• Bénéficier de conseils avisés pour le choix de la forme juridique et la rédaction des statuts.
• Déléguer la tenue de la comptabilité, y compris l'établissement du compte de résultat, du bilan, des déclarations fiscales et sociales.
• Obtenir des conseils en matière de financement et d'optimisation de trésorerie.
• Être accompagné dans la réalisation d'un business plan, souvent obligatoire pour obtenir un emprunt bancaire.

En confiant votre comptabilité à un expert-comptable, vous vous épargnez les formalités administratives et vous vous concentrez pleinement sur votre cœur de métier, le transport de personnes.

Optimiser la gestion comptable de son activité VTC

Au-delà des obligations légales, il existe plusieurs moyens d'optimiser la gestion comptable de votre activité de VTC, afin de faciliter le suivi et de maximiser les bénéfices.

Optimiser la déduction de la TVA sur les carburants

En tant que chauffeur VTC, vous pouvez déduire la TVA sur les carburants à hauteur de 80%, sous réserve que votre véhicule soit considéré comme un véhicule de tourisme. Cette déduction peut représenter une économie substantielle sur vos charges.

Choisir judicieusement son régime fiscal et social

Le choix du régime fiscal et social peut avoir un impact significatif sur vos obligations comptables et sur votre revenu net. Il est donc essentiel de bien étudier les différentes options et de choisir celle qui correspond le mieux à votre situation.

Par exemple, le statut de SAS (Société par Actions Simplifiée) offre la possibilité au président d'être affilié au régime général de la sécurité sociale, ce qui peut être avantageux pour certains chauffeurs VTC.

Conclusion

La comptabilité VTC peut sembler complexe au premier abord, mais elle est indispensable pour assurer la pérennité de votre activité. En comprenant les obligations réglementaires, les spécificités liées à ce métier et en mettant en place les bonnes pratiques, vous pourrez faciliter la gestion de votre comptabilité et vous concentrer sur votre cœur de métier.

N'hésitez pas à faire appel à un expert-comptable pour bénéficier de conseils avisés et d'un accompagnement sur mesure. Leur expertise vous permettra de naviguer sereinement dans les méandres de la comptabilité VTC et de maximiser les bénéfices de votre activité.

Vous souhaitez être accompagné dans votre comptabilité de VTC, nos experts-comptables sont à votre disposition pour répondre à toutes vos questions concernant cette notion. Notre cabinet d'expertise comptable, basé Saint-Michel-sur-Orge dans l'Essonne, reste disponible par téléphone, par e-mail ou sur rendez-vous.